Tietosuojaseloste
Seloste on päivitetty 2.9.2026.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
HK-Säätö Oy · Y-tunnus 0872658-6 · Kilonkallio 3 A, 02610 Espoo · 010 325 4300 · hksaato@hksaato.fi
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Kari Malinen, toimitusjohtaja · kari.malinen@hksaato.fi · 010 325 4301
Tietosuojaa koskevat pyynnöt voi lähettää myös osoitteeseen gdpr@hksaato.fi.
Mitä tietoja käsittelemme ja miksi
| Tilanne | Mitä tietoja | Miksi ja millä perusteella | Kuinka kauan |
|---|---|---|---|
| Yhteydenotto- ja kartoituspyyntö | nimi, puhelin, sähköposti, kohteen osoite tai nimi, viesti | yhteydenottoon vastaaminen ja kartoituksen sopiminen; sopimuksen valmistelu | kunnes asia on hoidettu, tai asiakassuhteen ajan |
| Työtilaus | työn ja kohteen tiedot, yhteyshenkilöt paikan päällä, tilaajan ja laskutuksen tiedot | tilatun työn tekeminen ja laskuttaminen; sopimuksen täyttäminen | asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpitolain vaatiman ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä) |
| Kiinteistöpilven demotunnukset | nimi, yritys tai taloyhtiö, rooli, sähköposti, puhelin | tunnusten toimittaminen ja käytön opastus; sopimuksen valmistelu ja oikeutettu etu | demon ajan ja enintään 12 kuukautta sen päättymisestä |
| Asiakassuhde | asiakasorganisaation yhteyshenkilöiden nimi, tehtävä, työsähköposti ja -puhelin; sopimus-, laskutus- ja huoltotiedot | sopimuksen täyttäminen, laskutus, huollon ja hälytysvalvonnan hoitaminen; oikeutettu etu asiakassuhteen hoitamiseen | asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpitolain vaatiman ajan; hälytys- ja huoltohistoria laitteen elinkaaren ajan |
| Markkinointi | potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden nimi, tehtävä, työsähköposti ja -puhelin | yhteydenotto taloyhtiöihin, isännöitsijöihin ja kiinteistönomistajiin; oikeutettu etu | kunnes kiellät suoramarkkinoinnin tai tieto vanhenee |
| Rekrytointi | hakemus, ansioluettelo, yhteystiedot, suostumuksella referenssit | työsopimuksen valmistelu; suostumus | rekrytoinnin ajan ja enintään 12 kuukautta sen päättymisestä, ellei hakija anna lupaa pidempään |
| Henkilöstö | työsuhteen hoitamiseen tarvittavat tiedot | työsopimuksen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen | työsuhteen ajan ja lain vaatiman ajan sen jälkeen |
Tiedot saamme pääsääntöisesti sinulta itseltäsi: lomakkeelta, puhelimessa, sähköpostissa tai sopimuksen yhteydessä. Potentiaalisten asiakkaiden yhteystietoja voimme saada myös julkisista lähteistä, kuten yritysten omilta verkkosivuilta ja kaupparekisteristä.
Emme käsittele henkilötunnuksia muutoin kuin henkilöstön palkanmaksussa. Emme tee automaattisia päätöksiä emmekä profilointia.
Verkkosivuston kävijätiedot
Sivusto hksaato.fi on rakennettu niin, että se kerää kävijästä mahdollisimman vähän.
Kävijämäärät. Käytämme Cloudflare Web Analytics -palvelua, joka laskee sivulatauksia ja mittaa sivujen latausnopeutta. Se ei käytä evästeitä eikä selaimen tallennustilaa, ei muodosta yksittäisestä kävijästä tunnistetta eikä seuraa kävijää sivustojen välillä. Näemme sivukohtaiset kävijämäärät, maan, selaintyypin ja laitetyypin koosteena, emme yksittäisiä käyttäjiä.
Lomakkeet. Lomakkeen tiedot välitetään sähköpostiksi HK-Säädön postilaatikkoon eikä niitä tallenneta sivustolle tai sen palvelimelle. Lomakkeita suojaa Cloudflaren Turnstile-tarkistus, joka erottaa ihmisen automaattisesta lähettäjästä. Turnstile käsittelee lähettäjän selaimen teknisiä tietoja tarkistuksen ajan eikä aseta evästeitä.
Video. Kiinteistöpilvi-esittelyvideo toistetaan Cloudflare Stream -palvelusta. Soitin ladataan vasta, kun video on näkyvissä, eikä se aseta seurantaevästeitä.
Sääpaneeli. Etusivun ”juuri nyt” -paneeli näyttää ulkolämpötilan kävijän kunnasta. Kunta päätellään palvelimella karkeasta sijaintitiedosta, jonka Cloudflare johtaa IP-osoitteesta. Sijaintia tai IP-osoitetta ei tallenneta, ja selaimeen lähetetään vain kunnan nimi ja lämpötila. Jos kuntaa ei voida päätellä, paneeli näyttää Espoon.
Palvelimen lokit. Sivusto toimii Cloudflaren verkossa. Cloudflare käsittelee pyyntöjen teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, tietoturvan ja palvelun toimivuuden varmistamiseksi. Näitä tietoja ei käytetä kävijän tunnistamiseen eikä yhdistetä muihin tietoihin.
Sivustolla ei ole muita kolmannen osapuolen skriptejä, mainosverkkoja, sosiaalisen median painikkeita eikä seurantaa. Fontit ja kuvat toimitetaan sivuston omalta palvelimelta.
Evästeet
Sivusto ei aseta evästeitä eikä tallenna tietoa selaimeesi. Ainoa poikkeus on sivuston oma vaalean ja tumman teeman valinta, joka tallennetaan selaimen paikalliseen muistiin vain, jos vaihdat teeman itse; tieto ei lähde selaimesta mihinkään. Koska mitään seurantaa tai ei-välttämätöntä tallennusta ei ole, sivusto ei kysy evästesuostumusta.
Kiinteistöpilvi-palvelu (kirjaudu.kiinteistopilvi.fi) on erillinen sovellus, jossa kirjautuminen edellyttää istuntoevästettä. Sen tietosuojasta kerrotaan palvelun omassa selosteessa.
Kenelle tietoja luovutetaan
Tietoja käsittelevät HK-Säädön omat työntekijät tehtäviensä mukaisesti. Lisäksi käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja meidän lukuumme ja sopimuksemme mukaisesti:
- Cloudflare (verkkosivusto, lomakkeiden välitys, kävijälaskenta, Turnstile ja videon toisto)
- Microsoft (sähköposti ja toimistojärjestelmät)
- taloushallinnon ja laskutuksen palveluntarjoaja
- Kiinteistöpilvi-palvelun tekninen ylläpito, kun asiakas käyttää Kiinteistöpilveä
Emme myy emmekä vuokraa henkilötietoja. Luovutamme tietoja viranomaisille vain lain velvoittaessa.
Siirrot EU:n ulkopuolelle
Tiedot säilytetään ensisijaisesti EU:n alueella. Cloudflare ja Microsoft ovat yhdysvaltalaisia yrityksiä, joiden palveluissa tietoa voi käsitellä myös EU:n ulkopuolella. Molemmat ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework), ja lisäksi siirroissa käytetään EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.
Miten tiedot suojataan
Tiedot ovat sähköisessä muodossa ja niihin pääsevät vain ne työntekijät, joiden tehtäviin ne kuuluvat. Yhteydet ovat salattuja. Lomakkeiden tietoja ei säilytetä verkkosivustolla lainkaan, joten sivuston tietomurto ei voi paljastaa niitä.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus
- saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
- pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen täydentämistä
- pyytää tietojesi poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
- kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa
- vastustaa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme
- peruuttaa suostumuksesi, jos käsittely perustuu siihen
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa siirrettäväksi toisaalle.
Pyynnöt: kari.malinen@hksaato.fi tai kirjeitse osoitteeseen Kilonkallio 3 A, 02610 Espoo. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista.
Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle: tietosuoja.fi.
Muutokset selosteeseen
Päivitämme selostetta, kun toimintamme tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla, ja päivityspäivä on sivun alussa.